به گزارش راهبرد بانک،قانون کار ایران، با تعیین چارچوب مشخص برای مرخصی استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و … تلاش کرده تا حقوق کارکنان را حفظ کرده و در عین حال سازمان‌ها را از نظر حقوقی در وضعیت امنی قرار دهد. با این حال، چالش اصلی زمانی آغاز می‌شود که این قوانین باید به‌صورت دقیق و مستند در نرم‌افزارهای اداری و مالی ثبت و پیاده‌سازی شوند. در این مقاله، جزئیات مربوط به محاسبه مرخصی در قانون کار را بررسی خواهیم کرد و به شما خواهیم گفت چگونه با شناخت دقیق این اصول، از بروز اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنید.
مرخصی استحقاقی چیست و چه کسانی مشمول آن هستند؟
یکی از مهم‌ترین بخش‌های قانون کار، بحث محاسبه مرخصی در قانون کار برای کارکنان رسمی و قراردادی است. مرخصی استحقاقی، حقی است که قانون برای رفاه کارگر در نظر گرفته است؛ به‌طوری‌که هر فرد شاغل در یک سازمان، بسته به نوع همکاری و مدت فعالیت، از حداقلی از روزهای مرخصی برخوردار خواهد بود.
بر اساس ماده ۶۴ قانون کار، کارکنان رسمی در طول یک سال کاری حداقل ۲۶ روز کاری مرخصی استحقاقی دارند (چهار هفته در سال با احتساب جمعه‌ها). در مورد کارگران فصلی، پروژه‌ای یا پاره‌وقت نیز این عدد با توجه به مدت اشتغال محاسبه می‌شود، اما اصل موضوع همچنان پابرجاست: محاسبه مرخصی در قانون کار باید منطبق با نوع قرارداد و روزهای کاری فرد باشد.
در این فرآیند، اگر از ابتدا داده‌های مرخصی به‌درستی ثبت نشده باشد، نه‌تنها حقوق کارکنان تضییع می‌شود، بلکه در زمان تسویه‌حساب هم سازمان با چالش‌های مالی و قانونی مواجه خواهد شد. اینجاست که استفاده از یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد دقیق و منعطف می‌تواند به واحد منابع انسانی کمک کند تا همه اطلاعات مرخصی به شکل شفاف، قابل ردیابی و مستند ثبت شود و هم کارکنان و هم مدیریت اطمینان لازم از شفافیت فرآیندها را داشته باشند.
نحوه محاسبه مرخصی در قانون کار بر چه اساسی انجام می‌شود؟
اصول محاسبه مرخصی در قانون کار بر پایه چند فاکتور مهم تعریف شده است. شناخت این فاکتورها برای مدیریت صحیح منابع انسانی و جلوگیری از بروز اختلافات ضروری است.عوامل مؤثر بر محاسبه مرخصی در قانون کار عبارت‌اند از:
نوع قرارداد: رسمی، موقت یا پاره‌وقت
مدت اشتغال: سابقه حضور در سازمان
تعداد روزهای کاری در هفته
مرخصی‌های استفاده‌شده قبلی
بر اساس این فاکتورها، میزان مرخصی استحقاقی محاسبه می‌شود. مثلاً فردی با قرارداد تمام‌وقت و سابقه یک‌ساله، به‌طور معمول ۲۶ روز مرخصی استحقاقی خواهد داشت.
در سازمان‌های تولیدی که ساختار مالی پیچیده‌تری دارند، هماهنگی بین بخش‌های مالی و منابع انسانی اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند. در این شرایط، استفاده از نرم‌افزار حسابداری تولیدی که به سیستم‌های حقوق و دستمزد متصل است، کمک می‌کند فرآیند محاسبه مرخصی در قانون کار نیز با دقت و هماهنگی انجام شود.
نکته مهم در ثبت و مدیریت مرخصی در سازمان‌ها
ثبت مرخصی‌ها باید به‌صورت روزانه و دقیق انجام شود تا هنگام گزارش‌گیری یا حسابرسی مشکلی ایجاد نشود.
سازمان‌هایی که محاسبه مرخصی در قانون کار را جدی نمی‌گیرند، معمولاً با خطاهای حقوقی و مالی روبرو می‌شوند. ثبت سنتی مرخصی‌ها (مثلاً با فایل‌های اکسل) در محیط‌های کاری پرتردد یا دارای شیفت‌بندی متنوع پاسخگو نیست. بنابراین، داشتن یک سیستم یکپارچه برای درخواست، تأیید و محاسبه خودکار مرخصی‌ها، نه‌تنها کار را ساده‌تر می‌کند، بلکه ریسک خطا را به صفر می‌رساند.
نتیجه‌گیری| اجرای دقیق محاسبه مرخصی در قانون کار، یک ضرورت سازمانی
محاسبه مرخصی در قانون کار فقط یک الزام حقوقی نیست، بلکه بخشی از نظم سازمانی و حفظ اعتماد بین کارفرما و کارکنان است. با مستندسازی دقیق مرخصی‌ها و استفاده از ابزارهای هوشمند برای ثبت و گزارش‌گیری، می‌توان از بسیاری از خطاهای رایج جلوگیری کرد. در نهایت، آنچه اهمیت دارد اجرای صحیح قانون و حفظ توازن میان منافع سازمان و حقوق پرسنل است.